Dokumentenlenkung

Dokumentenlenkung-Software

Sie können alle Vorteile des Dokumentenlenkungssystems roXtra mit der Qualitätsmanagementsoftware von Intrafox kombinieren. Sie können das Modul ganz einfach einbinden und steuern. Mit einem geringfügigem Aufwand sind Ihre gesamten Dokumente von Erstellung eines Dokuments über die Freigabe und Revisionierung bis hin zur Archivierung gesichert. Das Modul unterstützt jede erdenkliche Norm wie z.B. KTQ oder ISO.

Integration

Ihre Vorteile durch die Integration eines Dokumentenlenkungssystem:

  • Sie verwalten, lenken und bearbeiten Ihre Dokumente direkt aus den Intrafox-Modulen
  • Komfortabel und transparent
  • Lückenlose und normgerechte Dokumentation
  • Alles mit einer einzigen Anmeldung in einer Oberfläche möglich

Dokumente erstellen und bearbeiten

Sie können ganz unkompliziert ihre Dokumente in MS Office Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint oder Visio erstellen. Dabei können Sie die unterschiedlichsten Formatvorlagen im System abspeichern (z.B. QM-Handbuchkapitel, Formulare oder Arbeitsanweisungen). Für alle MS Office Formate werden automatisch PDF und HTML Ansichten generiert, den den Benutzern jederzeit zur Verfügung stehen. Mitarbeiter haben jedoch erst Zugriff auf die Dokumente, wenn diese durch eine autorisierte Person freigegeben wurde. 

Sie können automatisch an die zyklische Prüfung von Dokumenten erinnert werden, das Prüfergebnis wird ebenfalls dokumentiert. Änderungen in Dokumenten werden von Revision zu Revision gekennzeichnet. Zu jedem Dokument können ausführliche Metadaten wie z.B. die Versionsnummer, Gültigkeitsbereiche, das Erstelldatum oder die mitgeltenden Unterlagen eingespeist werden. 

Dokumente freigeben & Workflowmanagement

In diesem Modul lenken Sie Ihre Dokumente über individuelle Prüf- und Freigabeworkflows. Für jedes Dokument dann die Vorgehensweise definiert werden, bevor es zu einer Freigabe kommt. Alle Schritte werden dabei in roXtra dokumentiert und sind somit jederzeit nachvollziehbar. Bei der Freigabe einer neuen Revision wird die alte Revision automatisch archiviert. Nutzer mit dementsprechenden Zugangsrechten können jederzeit den vollständigen Revisionsverlauf nachverfolgen. 

Zuständige Personen (z.B. für die Freigabe von Dokumenten) werden rechtzeitig automatisch über das System per E-Mail informiert. Durch das integrierte Eskalationsmanagement werden Fristen und Termine sicher eingehalten.

Verteilung der Dokumente

Das Modul informiert alle betroffenen Mitarbeiter automatisch über freigegebene Dokumente. Mit Hilfe eines Links wird in der dazugehörigen Leseaufgabe und per E-Mail gelangen die Benutzer direkt zu dem freigegebenem Dokument. Eine Lesebestätigung kann ebenfalls versendet werden.

Navigation und Suche

Die Navigation wird über eine übersichtliche Baumstruktur, Ihre Favoriten oder auch über grafische Navigationsseiten gesteuert. Diese Struktur können Sie nach Ihren individuellen Bedürfnissen gestalten, beispielsweise nach Organisationseinheiten, Prozessen oder Normkapitel. Ihre Mitarbeiter können umfangreiche Filtermöglichkeiten und eine umfassende Feld- und Volltextsuche nutzen um Dokumente schnell zu finden. Über die Rechtevergabe steuern Sie welcher Mitarbeiter auf welche Dokumente einen Zugriff erhält.

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